Tutorial: Por qué y Cómo usar Evernote. Algunos ejemplos de uso para ser más productivos.
Vivimos en una era sobrecargada de información. Ya sea vía Google Reader, visitando páginas favoritas, navegando por los millones de links que se comparten en Twitter / Facebook, o simplemente vía mensajería instantánea (MSN Messenger, Google Talk), lo más probable, es que nos encontremos con bastante información por todos lados.
Por supuesto, mantenerlo todo organizado es un dolor de cabeza. Favoritos en el navegador? Al principio parece una buena opción, pero lo más probable es que terminen acumulando un montón de bookmarks, para no visitarlos nunca jamás.
Aquí es donde Evernote entra en escena. Imagínense a Evernote como una caja enorme donde guardan cosas de interés. Sólo que los elementos de esta caja pueden ser catalogados, etiquetados, y buscados inmediatamente.
La belleza – y el problema, en realidad – es que Evernote puede ser muchas cosas a la vez. Es perfecto para servir como una base de datos, como un recolector de información de todo tipo, pero al tratar de abarcar tanto, muchos usuarios, inicialmente –incluyéndome – se sienten intimitados por todas las funciones.
Hoy, pues, veremos algunos ejemplos de cómo sacarle provecho a esta aplicación.
Lo primero, por supuesto, es crear una cuenta y descargarnos la aplicación desde Evernote. La cuenta gratuita, que es más que suficiente para la mayoría, incluye una transferencia máxima de 40 MBs (la versión Premium, 500 MBs), y nos permite sincronizar texto, imágenes, PDFs, links, audio.
Ejemplo 1: Archivando un artículo visto en un navegador
Este es uno de los usos más comunes. Leyeron un artículo que les gustaría archivar? Quizás encontraron un párrafo que tiene que ver con algún tema que estamos investigando? Evernote es una genial herramienta para ello, y ahora vamos a demostrar cómo funciona.
Digamos que están visitando arturogoga.com (o, bueno, cualquier otra página), y encuentran un artículo de interés, quizás un tutorial que quieren seguir luego. Lo que podemos hacer con Evernote (y el plugin de Firefox o Safari), es coger un párrafo:
Una vez hecho esto, le damos click al botón de Evernote en nuestro navegador
y el texto automáticamente será pegado en Evernote como una nota más. A esta nota, le podemos añadir "tags", o etiquetas, para que encontrarlo, luego, sea mucho más fácil
Si se trata de un navegador sin extensión / plugin, lo que podemos hacer es seleccionar el texto (incluyendo imágenes, si quieren), copiarlo (CTRL-C), y darle click al ícono de Evernote en nuestra barra para pegarlo:
Otra característica importante de Evernote, y que nos ayudará en nuestra recolección de información, es la existencia de diferentes "Notebooks" o Cuadernos. Como su nombre lo dice, estos cuadernos son diferentes bases de datos, que nos permiten organizar mejor aún la información. Quizás pueden tener un cuaderno para temas personales, mientras guardan otro para trabajos importantes, o cosas que tenga poca relación entre uno y otro. Quizás un cuaderno de "Ocio", y otro dedicado a algún gran proyecto?
Ejemplo 2: Organizar un proyecto
Cuando necesitan tomar notas, o quizás realizando una lluvia de ideas, por qué no usar Evernote? Evernote tiene un simple pero eficaz editor de texto, que nos permite crear anotaciones de todo tipo.
Un ejemplo es este: están por empezar un nuevo proyecto. Por ejemplo, la "Nueva Gran Cosa en la Web", el super portal que desplazará a Facebook, Twitter, Gmail y Hotmail de golpe.
El primer paso? Pueden crear un nuevo Notebook o cuaderno, como vimos en el paso anterior. Aquí empiezan creando una Nueva Nota, que titulan "Lluvia de ideas". Acá empezamos a delinear básicamente lo que abarcará y cuáles serán los límites del proyecto.
Luego, por qué no crear una nueva nota y llenarlo con posibles nombres para el trabajo? Mientras hacemos esto, también podemos ir navegando por la web y, utilizando el ejemplo 1, cogemos algunos ejemplos de otros websites que tengan información sobre similares propósitos o emprendimientos.
Evernote también permite tomar capturas con tan solo darle click al ícono, y luego a Clip Screenshot in Evernote, así que es una buena manera de agarrar ejemplos.
Una vez que terminaron de definir el tema, buscar el nombre, pueden empezar a buscar artículos sobre qué plataforma utilizar, o cual se amoldará mejor al proyecto. Después, por qué no visitar algunas páginas con temas para la plataforma elegida, averiguar qué plugins utilizar, y demás?
Toda esta información, puede ir bajo el mismo Notebook en Evernote, ayudándonos no sólo a ver el progreso de nuestro proyecto, sino también facilitándonos el trabajo de encontrar nuevamente toda la información.
Ejemplo 3: Repositorio de Ideas
Ese proyecto que vimos en el ejemplo 2 debió venir de algún lado, verdad? Una común ocurrencia, es que las mejores ideas, siempre nos llegan cuando no tenemos donde apuntarlas.
Otra gran ventaja de Evernote es que se encuentra prácticamente en todo tipo de dispositivo. Ya sea en el iPhone, Android, Blackberry, Windows Mobile o el teléfono que tengan, o incluso vía el cliente web (ya que Evernote sincroniza todo a sus servidores para poder acceder siempre a nuestras notas), apenas se nos ocurre algo, podemos apuntarlo inmediatamente.
Yo, por ello, mantengo un Cuaderno llamado "Ideas". Apenas se me ocurre algo, o surge algo que me gustaría realizar, un proyecto a llevar a cabo, o simplemente una idea descabellada (quién sabe, quizás tenga futuro), lanzo Evernote en el iPhone y, al no tener tiempo de escribir, simplemente grabo un mensaje de voz. Una vez que tengo tiempo, puedo escuchar este mensaje de voz en el cliente de escritorio, y sacar las ideas rápidamente desde el audio
Ejemplo 4: Tomar fotos
Ahora que estamos hablando de la aplicación móvil, hace un tiempo un amigo me enseñó algunos libros y, tras darle una ojeada, supe que los quería. Lo primero que hice? Por supuesto, sacar el teléfono y tomarle una foto al libro.
Ya que Evernote cuenta con reconocimiento de texto en imágenes, resulta bastante práctico por ejemplo, tomarle una foto al mismo libro y, una vez que ha sido procesada la imagen por sus servidores, puedo buscarla simplemente escribiendo el título.
Pero claro, para qué limitarnos a libros? Si están en plena reunión y encuentran que la presentación está interesante, o hay puntos en los que deben trabajar, pueden capturar una imagen, sincronizarla con Evernote, y luego añadirla al cuaderno necesario.
Ejemplo 5: Tarjetas de Presentación
Están llevando ya a cabo ese proyecto que vimos en el Ejemplo 2? Probablemente empiecen a recibir bastantes tarjetas de presentación (y a entregar las suyas) cuando se presenten a potenciales clientes, verdad?
Entonces, es momento de crear otro Cuaderno más en Evernote y, aprovechándonos de la captura de imágenes y reconocimiento de texto (siempre y cuando tengan o una cámara decente o un celular con al menos 3 megapixeles), podremos capturar la tarjeta de presentación.
La foto no salió muy bien, o el texto no ha sido reconocido adecuadamente? No hay problema! Cuando vuelvan a la oficina, verán la nota y probablemente sea lo suficientemente legible como para añdir nosotros mismos la información relevante (nombre, teléfono, email) como parte de la nota, en texto!.
Ejemplo 6: Planear vacaciones
Así que por fin consiguieron realizar el proyecto que con tanta paciencia y trabajo organizaron en el Ejemplo 2, y ahora llegó el momento de unas merecidas vacaciones! Por que no organizarla con.. si, adivinaron, Evernote!
Nuevamente, podemos armar otro Cuaderno, y en éste, añadir algunas páginas que tengan buenas ofertas en vuelos, pegar los links con nuestro itinerario, añadir información sobre lo que podemos hacer una vez que estemos en el lugar y, por supuesto, mantener los datos sobre el número del vuelo, hora de llegada, y cosas similares.
Esto, por supuesto, es tan sólo un pequeño ejemplo de lo que se puede conseguir con Evernote, y es definitivamente uno de los primeros programas que instalo, gracias a la facilidad que nos da a la hora de organizar información, algo que, sobre todo hoy en día, resulta vital. Debo admitir que al inicio lo ignoré por buen tiempo, pero no fue sino hasta que me obligué a usarlo para poder cumplir todas estas tareas, que empecé realmente a valorar la aplicación, y las posibilidades que ésta abre.
Espero, pues, que este artículo sirva de alguna manera en invitarlos a darle un vistazo a la aplicación si es la primera vez que escuchan de ella, o a darle una segunda prueba (o tercera) si es que lo instalaron, lo probaron y se aburrieron. Créanme, me tomó varios intentos el cogerle "la onda" a Evernote. Pero desde entonces, se ha vuelto una aplicación esencial en mi repertorio.
Algunas alternativas…
Evernote no es la única aplicación de este tipo. Desde hace unas semanas vengo experimentando con dos aplicaciones más, Together y Yojimbo. Ambas comparten el mismo concepto que Evernote pero, a diferencia de éste, sólo están disponibles para OS X. Otra diferencia, es que ambas cuestan ($39 cada una), mientras que Evernote ofrece el servicio básico, gratis.
Pero lo que me llamó la atención, a pesar de la limitación de tener la base de datos amarrada a una sóla plataforma – y a una sola máquina, realmente – es que la interfaz, por supuesto, está mucho mejor diseñada. El proceso de recolección (uno de los puntos débiles de Evernote) es mucho más sencillo, pues basta con arrastrar el ítem hacia una barra que aparece al lado derecho de nuestra pantalla.
Yojimbo y Together son geniales opciones si están en la Mac, y Yojimbo particularmente hace un ejemplar trabajo a la hora de reconocer el tipo de información. Sin embargo, ambas carecen de un mayor soporte en diferentes plataformas, por lo que el acceso a la base de datos se ve limitada, pues, a una sóla máquina. Aún así, es una buena alternativa si están en OS X.
Ricardo Solano
XE1GQP Secretario de Comunicaciones Digitales de la "ARJAC"
http://www.xe1gqp.org.mx
http://www.poderato.com/rsolano
rsolano@prodigy.net.mx
xe1gqp@fmre.org.mx
Via Dino Bloise, EE.UU
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